Agent transferowy

Agent transferowy – podmiot świadczący outsourcingowe usługi księgowe na rzecz towarzystw funduszy inwestycyjnych (TFI), powszechnych towarzystw emerytalnych i pracowniczych towarzystw emerytalnych (PTE), a także towarzystw ubezpieczeniowych w zakresie obsługi: funduszy inwestycyjnych, otwartych funduszy emerytalnych (OFE).

Nie każdy fundusz zleca te usługi do agenta transferowego (zależy to w znacznym stopniu od wielkości instytucji i potrzebie zlecenia zadań na zewnątrz, w tym podmiotom z własnej grupy kapitałowej). Jednym z powodów przekazania prowadzenia rejestru podmiotowi zewnętrznemu (poza towarzystwo) jest możliwość rozszerzenia oferty dla innych podmiotów (zarówno związanych kapitałowo, np. towarzystw funduszy inwestycyjnych, powszechnych towarzystw emerytalnych, jak i podmiotów spoza grupy), w tym podmiotów mniejszych, zapewniając im optymalizację kosztów. Nazwa wzięła się z języka angielskiego (Transfer Agent) i jest kalką w odniesieniu do podstawowej funkcji: obsługi rozliczeń klientów (w zakresie transferów pieniężnych oraz zleceń).

Podstawowym zadaniem agenta transferowego jest prowadzenie rejestru uczestników funduszu inwestycyjnego oraz odpowiedniego rejestru członków w odniesieniu do funduszy emerytalnych. Rejestr stanowi zapis księgowy wszystkich zdarzeń dotyczących udziału uczestników w funduszu, w tym np.: zawiera dane osobowe i teleadresowe oraz informacje o wszystkich transakcjach: data nabycia, liczby i ceny nabycia jednostek uczestnictwa, opłaty, data odkupienia, pobrane podatki itd. Zgodnie z odpowiednimi przepisami rachunkowymi rejestr stanowi element ksiąg funduszu (dane analityczne w zakresie kapitału wpłaconego).

Agent transferowy obsługuje w całości rozliczenia związane z wpłatami do, i wypłatami z funduszu: przeliczaniem wpłacanych środków pieniężnych przez klientów (inwestorów) na nabywane jednostki uczestnictwa, a także zajmuje się przeliczaniem odkupywanych/zbywanych jednostek uczestnictwa oraz przyjmuje i realizuje inne dyspozycje uczestników funduszu (np. przyjmowanie pełnomocnictw, blokady, obsługa przedstawicieli klientów, zmiany danych).

Wykonywanie funkcji agenta transferowego wykonywane jest na polecenie towarzystwa zarządzającego funduszem, zgodnie z odpowiednią umową dwustronną. Towarzystwo może zlecić także inne czynności spółce wykonującej czynności agenta transferowego związane z obsługą uczestników (członków) funduszu, np:

• obsługą informacyjną dotyczącą funduszu,
• obsługą reklamacji,
• naliczaniem podatków,
• naliczaniem opłat,
• prowadzeniem systemów informatycznych obsługi uczestników/członków,
• przekazywaniem uczestnikom/członkom pism dotyczących ich transakcji i stanu posiadania, w tym i prawnie wymaganych informacji podatkowych (np. dla nierezydentów).

Funkcję agenta transferowego może pełnić firma, która (obok kompetencji księgowych) posiada odpowiedni system informatyczny (sprzęt komputerowy i oprogramowanie) mogący zapewnić sprawną obsługę od strony technicznej oraz jest w stanie zapewnić wiarygodność/prawidłowość, poufność, a także bezpieczeństwo przechowywania zgromadzonych danych. Firma będąca agentem transferowym zapewnia kompleksową obsługę informatyczną funduszom w zakresie przetwarzania danych, prowadzi rejestr członków funduszu, przelicza otrzymane wpłaty na jednostki rozrachunkowe (jednostki uczestnictwa) oraz realizuje wypłaty transferowe. Agent transferowy dba również o to, aby zmiany dotyczące danych uczestnika funduszu były na bieżąco aktualizowane.

Agent transferowy może poszerzyć swoją ofertę obsługi funduszy o inne dodatkowe usługi, np.:

• stworzenie i prowadzenie platformy do obsługi zleceń (przekazywanych przez pośredników finansowych),
• stworzenie platformy internetowej do internetowej obsługi klientów (w tym pozwalającą składać klientowi zlecenia on-line, uzyskiwać informacji o stanie rejestru),
• prowadzenie wyceny aktywów funduszu, księgowość funduszu, prowadzenie dokumentacji do sporządzenia sprawozdań finansowych funduszu,
• prowadzenie księgowości towarzystwa,
• świadczenie usług informatycznych dla towarzystwa, w tym teleinformatycznej,
• świadczenie usług mailingowych (wysyła w imieniu funduszu/towarzystwa do klienta potwierdzenie nabycia, konwersji i umorzenia jednostek uczestnictwa/rozrachunkowych w funduszu),
• prowadzenie obsługi korespondencji w imieniu towarzystwa,
• świadczenie telefonicznej (oraz e-mailowej) obsługi klientów funduszy, prowadzenie infolinii (Centrum Obsługi Klienta) i usługi typu call center, gdzie klient ma możliwość telefonicznie (IVR) sprawdzić informacje o stanie aktualnej wartości jednostek uczestnictwa funduszy i uzyskać inne informacje,
• obsługa specyficznej sprawozdawczości (np. w związku z realizacją przepisów ustawy o zapobieganiu praniu brudnych pieniędzy^[1], prowadzeniem bazy danych).

Agent transferowy może być kontrolowany przez Komisję Nadzoru Finansowego i inne instytucje państwowe. Podczas badania (i przeglądu) sprawozdań finansowych funduszy przez biegłego rewidenta agent transferowy udostępnia towarzystwu (dla audytora) swoje informacje w zakresie niezbędnym dla weryfikacji sprawozdań.

Część agentów transferowych prowadzi swoją działalność zgodnie z normami i standardami międzynarodowymi (np. SAS-70^[2][3]).

Wybrane spółki pełniące rolę agenta transferowego w Polsce:

• Atlantic Fund Services
• Generali Finance Sp. z o.o.
• Nationale-Nederlanden Usługi Finansowe Sp. z o.o.
• Pekao Financial Services Sp. z o.o.
• PKO BP Finat Sp. z o.o.
• Pocztylion-Arka PTE SA

• ProService Finteco
• PZU Centrum Operacji SA
• UNIQA PTE
• Victoria Asset Operation Centre SA

• bank depozytariusz