Virtual Data Room

Virtual Data Room (VDR, wirtualny pokój danych) – internetowe repozytorium dokumentów służące do bezpiecznego przechowywania i udostępniania plików oraz wymiany poufnych informacji, głównie w procesach transakcyjnych, takich jak fuzje i przejęcia. W tradycyjny sposób procesy te były realizowane z wykorzystaniem fizycznego pokoju danych, gdzie gromadzono i udostępniano inwestorom niejawne dokumenty. Ze względu na duże koszty, czasochłonność i zagrożenia bezpieczeństwa płynące z tradycyjnego rozwiązania, wirtualne pokoje danych wykorzystywane są jako metoda bardziej ekonomiczna i wygodniejsza^[1].

Virtual data room jest narzędziem elektronicznym, dostępnym przez Internet, a użytkownicy najczęściej otrzymują indywidualny link, który umożliwia im zalogowanie do systemu. Dostęp do aplikacji jest ograniczony i ściśle kontrolowany przez administratora z wykorzystaniem narzędzi bezpiecznego logowania. Administrator ma możliwość nadania lub odebrania prawa dostępu do usługi zaproszonym użytkownikom w dowolnym momencie. Ze względu na niejawny charakter informacji udostępnianych w systemie VDR, użytkownicy podlegają ograniczeniom w zakresie przeglądania, zapisywania czy drukowania udostępnianych dokumentów. Ma to na celu zminimalizowanie ryzyka wglądu do poufnych informacji przez osoby nieupoważnione^[2]. Wirtualny pokój danych stosuje dodatkowe metody ochrony dokumentów, takie jak znaki wodne, zasłony ekranu oraz raporty z aktywności użytkowników.

Dokumenty mogą być udostępniane poprzez przeglądarkę internetową lub natywną aplikację za pośrednictwem dedykowanego szyfrowanego połączenia (certyfikat EV SLL i inne).

Wirtualne pokoje danych wykorzystywane są powszechnie w procesach transakcyjnych, badaniu due diligence oraz audytach jako narzędzie służące do wymiany poufnych informacji i dokumentów. W większości przypadków aplikacja umożliwia komunikację pomiędzy stronami w procesach takich jak fuzje i przejęcia, pozyskiwanie funduszy, zakup nieruchomości komercyjnych lub w ramach działań inwestycyjnych w sektorze private equity oraz venture capital. Systemy VDR stosuje się również w branży biotechnologicznej, medycznej oraz prawniczej do bezpiecznego udostępniania poufnych danych, takich jak sprawozdania finansowe, umowy, patenty, dane osobowe i inne.